MENTIONS LEGALES PARTICULIERES CONCERNANT LES DONNÉES PERSONNELLES RELATIVES A LA GESTION DU SYSTEME D’INFORMATION DOCUMENTAIRE
DONNÉES PERSONNELLES : MENTIONS LEGALES PARTICULIERES
Responsable de traitement
Le responsable de traitement est la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, en tant que personne morale, représentée par :Monsieur Renaud Muselier Président du Conseil Régional de Provence Alpes-Côte d’Azur
Hôtel de Région - 27 Place Jules Guesde - 13481 Marseille Cedex 20
Finalités du traitement
Les finalités de ce traitement sont les suivantes :- A. Collecte de données nécessaires à la création et gestion des utilisateurs.
o Sous finalités :
▪ Gérer des transactions liées aux prêts, réservations, abonnements…
▪ Pouvoir notifier les utilisateurs en cas de retard ou d'expiration d'abonnements
▪ S'assurer du respect du quota de prêts de l'utilisateur
▪ Effectuer du publipostage.
- B. Gestion et étude des demandes effectuées via les formulaires.
o Sous finalités :
▪ Gérer des demandes d'information (contact)
▪ Gérer des demandes de prestation documentaire
▪ Gérer des commandes de document.
▪ Gérer les dépôts de documents (Espace collaboratif)
- C. Proposer des services d'information-documentation en ligne
o Sous finalités :
▪ Diffuser des veilles thématiques
▪ Diffuser des Newsletters
▪ Notifier des nouveautés
▪ Suggérer l’acquisition de documents
▪ Mémoriser des sélections.
- D. Proposer des statistiques aux professionnels du Service Documentation.
o Sous finalité :
▪ Pouvoir prendre connaissance des consultations et téléchargements
▪ Comptabiliser la fréquentation du site
- E. Traçabilité des accès et des actions (sécurisation du serveur).Base juridique du traitement
La base juridique du traitement repose principalement sur l’intérêt légitime sans conséquence sur les droits et libertés des personnes concernées.Seule la finalité C, consistant à proposer des services d'information-documentation en ligne repose sur le recueil du consentement, permettant à chaque personne concernée de recevoir de l’information comme il l’entend.
Collecte des données
Les personnes concernées sont les agents, les élus, les citoyens et les partenaires empruntant et consultant la documentation physique et numérique.Les données ainsi collectées sont les suivantes :
- A : nom, prénom, courriel, documents empruntés, documents réservés, type d'abonnement, bibliothèque (entité) de rattachement, numéro de bureau, service/direction de rattachement (libellés court + long), téléphone, téléphone mobile, adresse.
- B : civilité, nom, prénom, téléphone, téléphone mobile, courriel, ville, pays, service/direction de rattachement, commentaire, téléphone, téléphone mobile, adresse.
- C : nom, prénom, courriel.
- D : log(1), type d'abonnement, bibliothèque (entité) de rattachement
- E : nom, prénom, courriel, téléphone, log(1), type d'abonnement, bibliothèque de rattachement
Destinataires des données personnelles
Les destinataires de vos données personnelles collectées sont les services internes de la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur.Le sous-traitant de la Région, Alfeo (RCS Lille Métropole 788 722 353), dispose d’un accès limité aux seules données personnelles strictement nécessaires à l’exécution des prestations concernées, et a une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec la réglementation en vigueur en matière de données à caractère personnel. Ce sous-traitant opère la maintenance du site internet lié au système d’information documentaire.
(1) Les logs contiennent : adresse IP du client, site à partir duquel l'utilisateur a suivi un lien vers le site actuel, type de navigateur du client, nom de l'utilisateur authentifié qui a accédé au serveur (les utilisateurs anonymes sont indiqués par un trait d'union), cible de la requête (par exemple une page web), requête le cas échéant que le client tentait d'effectuer, pays/région associés à l’adresse IP du client, latitude de l'adresse IP du client, longitude de l'adresse IP du client, date et heure de consignation de l'entrée, nom d’hôte.
La Région héberge les données sur ses propres serveurs. Les données sont par conséquent stockées sur le territoire français et ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l'Union Européenne.
La Région s’engage à ne transmettre à aucun tiers vos données personnelles, autres que ce sous-traitant.
En aucun cas, la Région ne commercialise, ne transfère ou n’échange à des tiers à des fins commerciales, vos données personnelles.
Durée de conservation des données personnelles
La durée d’utilisation courante (D.U.C) des données utilisateurs est de 1 an à partir de la dernière connexion à son espace personnel. A l’issue de cette durée de conservation strictement nécessaire aux finalités susmentionnées ou en cas d’exercice de votre droit d’opposition, la Région s’engage à détruire toutes vos données personnelles.Sécurité de vos données
La Région met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Elle assure un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données à protéger.Comment exercer vos droits ?
Vous avez la possibilité d'exercer vos droits et notamment vos droits d’accès, de rectification, d’opposition et de limitation pour chacune des finalités de ce traitement. Pour exercer l'un de ces droits, vous devez adresser votre demande au délégué à la protection des données, en utilisant le formulaire d’exercice de droits concernant uniquement les données à caractère personnel.Pour plus d’informations sur le cadre juridique et l’exercice de vos droits, vous pouvez consulter sur Internet la page : https://www.maregionsud.fr/donnees-personnelles.